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Produit : MagShare

  1. Présentation :

    MagShare est un système de gestion des ventes, multi-sites, multi-utilisateurs à destination des petites ou moyennes structures commerciales, souhaitant une centralisation des informations et un fonctionnement temps réel.

  2. Le Besoin :

    Il n'est pas rare aujourd'hui, qu'un commerçant possède plusieurs points de vente, sans être pour autant une grande chaîne de distribution.

    Cependant, le monde concurrentiel dans lequel il se trouve, fait que bien souvent, il est amené à chercher des solutions pour améliorer son rendement.

    Que ce soit la gestion des stocks ou des achats, la gestion purement administrative ou la gestion du personnel, tous ces points peuvent être des sources d'amélioration de rentabilité profonde.

    Or, le métier du commerçant étant avant tout de faire du commerce, l'analyse de tous ces éléments ne lui est pas nécessairement aisée.

    Il lui faut alors trouver des systèmes de gestion, simples, ergonomiques, facile à mettre en oeuvre, peu coûteux d'installation mais surtout en exploitation, qui répondent à ce besoin.

    Aujourd'hui, l'informatique est l'outil par excellence de gestion et d'analyse, mais des outils informatiques à la portée de petites structures ne sont pas légion.

    C'est pour répondre à ce besoin que MagShare a été créé.

  3. Cahier des charges :

    Il faut au commerçant, un système qui :

    • sera simple d'utilisation, autant pour lui que pour l'ensemble de son personnel, et ne nécessitera pas de formation lourde, autant à l'installation du système, que par la suite lors de l'arrivée d'un nouvel employé par exemple,
    • lui apportera en temps réel, l'ensemble des informations dont il peut avoir besoin, consultable de n'importe quel lieu, y compris lors de ses déplacements (visites aux fournisseurs, salons, clientèle etc...),
    • lui garantira une confidentialité des informations concernant sa gestion, par un système d'identification sûr et fiable,
    • respectera tous les critères de sécurité nécessaires dans la conservation des informations,
    • sera capable d'évoluer en fonction de ses besoins (nouveau point de vente, nouvelle fonctionnalité du système...)
    • permettra un traçage complet des opérations (qui a fait quoi, et quand),
    • ne le liera pas au monopole d'une société externe de par la technologie choisie,
    • sera modulaire afin de respecter le besoin particulier et de rester dans un budget raisonnable en investissement et en coûts d'exploitation,
    • dépendra le moins possible d'aléas matériels,
    • puisse être mis à jour sans perturber nullement l'activité commerciale.
  4. Descriptif :

    La solution MagShare est basée sur le principe d'une application serveur internet et de postes clients utilisant un navigateur. Sous la forme d'une interface graphique contrôlée à la souris, avec saisie au clavier, basée sur le modèle de la navigation internet, l'application propose les options en fonction du profil de l'utilisateur identifié. De cette façon, le vendeur n'accède pas, par exemple, aux tableaux de bord du gestionnaire.
    A chaque utilisateur, et par point de vente, seront attribuées des autorisations par module. Un utilisateur, à partir d'un point de vente défini, pourra accéder à tels modules et pas à tels autres en fonction du paramétrage dans la base de données. Cela élargi amplement les possibilités, et donne des profils utilisateurs personnalisés.

    Schématiquement, deux fonctionnements sont donc à distinguer, bien que toutes les combinaisons soient envisageables :

    Exemple de Ticket
    1. Le mode vente où l'utilisateur pourra exclusivement :
      • effectuer des facturations par saisie de :
        • Référence article (obligatoire)
        • quantité vendu (obligatoire)
        • nom du vendeur
        • numéro de client si celui-ci est enregistré
      • éditer le ticket de caisse,
      • enregistrer des clients (carte de fidélité) pour nouveau client.
      • consulter le stock des différents points de vente et/ou dépôts,
      • envoyer un message au gestionnaire pour approvisionnements, par exemple.
      • contrôler la caisse en fin de journée,
    2. Le mode Gestion où l'utilisateur pourra :
      • visualiser :
        • les états de vente par magasin et généraux, par jour/semaine/mois/année,
        • les mouvements de stock réalisés, par référence/magasin/plage de dates,
        • les stocks valorisés par magasin et généraux,
        • en live (pour l'option vidéo-surveillance) chacun des points de vente,
        • les messages en provenance des points de vente.
      • gérer les stocks :
        • ajouter/modifier/supprimer un article,
        • faire les entrées de stocks,
        • saisir les inventaires,
        • faire les mouvements de stocks entre points de vente et/ou dépôts,
        • modifier des mouvements passés dans les points de vente.
      • Administrer :
        • gérer (créer/modifier/supprimer) les points de vente,
        • gérer (créer/modifier/supprimer) les utilisateurs et les autorisations d'accès,
        • gérer (créer/modifier/supprimer) les modules et leurs liens,
        • gérer (créer/modifier/supprimer) les clients,
        • expédier un mailing à tous les clients recensés (promotion, fermeture annuelle...),
        • plannifier les opérations de sauvegarde.
  5. Options :

    • Serveur Web pour présentation du commerce, annonces promos, action clientèle... ,
    • Streaming video pour télé-surveillance à distance,
    • Streaming audio pour conversation audio à distance,
    • Lecture de code à barre pour cartes fidélité,
  6. Moyens techniques :

    • Le Serveur se trouvera sur un hébergement payant (environ 50€ par mois) et possèdera un nom de domaine (12€ par an),
    • L'application sera développée en PHP, HTML, Javascript et s'appuira sur une base de données relationnelle MySQL,
    • Chaque poste de point de Vente sera équipé d'un PC de puissance très modeste, fonctionnant sur un Système d'exploitation Linux, configuré en modèle kioske, avec lancement automatique au démarrage de l'application intégrée dans un navigateur FireBird (base gecko) adapté au besoin spécifique et ne permettant pas la navigation sur d'autres sites.

      Ces caisses intelligentes seront équipées de périphériques tels que :

      • Une Imprimante à Tickets pour toutes les éditions,
      • Un Tiroir Caisse qui recevra chèques, espèces et ticket de cartes bancaires,
      • Un afficheur LCD permettant au client de suivre la facturation en temps réel,
      • Un modem ADSL ethernet pour la communication avec le Serveur,
      • Un onduleur pour la protection électrique permettant de poursuivre l'activité commerciale pendant plusieurs minutes lors d'une coupure de courant.
      Exemple d'afficheur LCD
      L'Afficheur LCD
      Exemple d'imprimante à tickets
      L'Imprimante à Tickets
      Exemple de Tiroir caisse
      Le Tiroir Caisse

  7. Avantages :

    • Centralisation de l'information, consultable de n'importe quel PC, et sauvegarde simplifiée des données,
    • Fonctionnement en temps réel qui permet de réagir immédiatement,
    • Chaque opération est identifiée. Le traçage de l'information est toujours possible de façon nominative,
    • Solution évolutive autant par la simplicité d'ajout de nouveaux Clients (Point de vente), que par de nouvelles fonctionnalités dans l'application Serveur,
    • La modification/évolution de l'application centralisée se fait de façon transparente pour les utilisateurs et sans interférer sur leur productivité. Les mises à jour se font sur le logiciel serveur et ne nécessitent pas l'interruption du système des points de vente,
    • Formation des utilisateurs particulièrement réduite, y compris en cours de fonctionnement pour un nouvel employé, grâce à l'ergonomie de l'interface parfaitement adaptée au besoin spécifique, sans options superflues,
    • Investissement matériel minimum eu égard aux faibles performances nécessaires pour les PC clients,
    • Faible dépendance aux pannes des PC clients due au peu d'éléments stockés localement, uniquement la configuration qui est facilement transposable rapidement sur une autre machine,
    • Linux Inside Très grande stabilité logicielle due au système d'exploitation Linux largement reconnu pour ce point,
    • Coût logiciel très faible à l'acquisition car l'ensemble est basé sur les Logiciels Libres sous licence GPL (Linux, PHP, MySQL, fireBird ...), seul le développement de l'application spécifique reste payant,
    • Coût d'exploitation logicielle très faible toujours du au fait qu'il n'y a aucune licence logicielle à renouveler au cours des années,
    • Administration à distance de tous les postes sous Linux connectés par ADSL. Aucune intervention sur site nécessaire tant qu'il n'y a pas de défaillance matérielle, y compris pour l'évolution des logiciels installés.
  8. Inconvénients :

    • Dépendance vis à vis du réseau ADSL physique, et du fournisseur d'accès internet,

      les coupures sont très rares, mais peuvent toujours arriver, de même que les coupures électriques

    • Coût des abonnements ADSL pour chaque point de vente,

      Les prix ne cessent de baisser et la tendance ne devrait pas s'inverser

    • Hébergement payant,

      pourrait être gratuit mais ne remplirait pas les garanties de fiabilité nécessaires

    • Données hébergées chez un tiers,

      c'est une relation de confiance entre 2 partenaires commerciaux, il faut bien choisir, et ensuite contrôler régulièrement

    • Système Linux moins connu et donc moins maîtrisé par nombre d'informaticiens,

      Là aussi, les choses évoluent. Mais en fait, seule l'administration des postes clients est en cause, et leur configuration est des plus simples. L'application Serveur étant, elle, maintenue par l'hébergeur. De plus, la prochaine mise en place d'une structure comprenant plusieurs développeurs, tous capables d'intervenir sur l'ensemble d'un système de ce type, devra répondre à ce besoin

  9. Ce qu'il reste à faire :

    • La gestion de l'afficheur LCD et du tiroir caisse n'ont pas encore été implémentée car nous ne sommes pas encore en mesure d'investir dans du matériel exclusivement dans le but de tests. La gestion de l'imprimante à tickets, par contre, ne devrait pas poser de problème particulier.
    • La gestion des achats et des approvisionnements n'est pas implémentée. Elle peut faire l'objet d'un module additionnel.
    • La promotion de MagShare n'a pas encore commencé. Nous nous demandons même comment vous avez pu arriver jusque ici.
  10. Copie d'écrans :

    Vous pouvez visualiser un exemple d'application avec ces copies d'écran.

  11. Démonstration :

    Vous pouvez tester un exemple d'application en grandeur réelle.

    • Pour tester le mode Gestionnaire, vous utiliserez l'identifiant : demo1 et le mot de passe : demo1
    • Pour tester le mode Vente exclusif, vous utiliserez l'identifiant : demo2 et le mot de passe : demo2

    Notez bien toutefois, que ce site est réalisé en respectant scrupuleusement les normes, ce qui n'est pas nécessairement le cas de tous les navigateurs, dont le plus utilisé : Internet Explorer, même dans sa plus récente version.

    Nous vous recommandons donc fortement, autant pour cette démonstration que pour tout autre usage sur internet, l'utilisation d'un navigateur Gecko (Mozilla-Firefox), libre et gratuit, qui lui, vous donnera le meilleur rendu possible, ou de tout autre navigateur respectant lui aussi ces normes.

  12. Ce produit vous intéresse :

    Alors, vous n'hésitez pas à nous contacter. Nous vous en remerçions d'avance.

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Dernière mise à jour le 23/04/2007 à 15:55